Arabuluculuk Kurallarımız

ARABULUCULUK KURALLARI

KAZANÇ ARABULUCULUK MERKEZİ ANONİM ŞİRKETİ

Madde 1 – Dayanak

Kazanç Arabuluculuk Merkezi, Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu’na ve ilgili Türk hukuk mevzuatına paralel olarak, Avrupa Konseyi Avrupa Adaletin Etkinliği Komisyonu (CEPEJ) tarafından 4.12.2018 tarihinde yayınlanan Arabuluculuk Merkezlerine ilişkin Avrupa Etik (Davranış) Kuralları dikkate alınarak yapılandırılmıştır. İş bu Arabuluculuk Kuralları, anılan Türk mevzuatı ve CEPEJ kuralları dikkate alınarak yorumlanmalıdır. 

Madde 2 – Amaç

Kazanç Arabuluculuk Merkezi Arabuluculuk Kurallarının amacı, arabuluculuğa konu olabilecek özel hukuk uyuşmazlıklarının Kazanç Arabuluculuk Merkezi nezdinde çözümünde takip edilecek usul ve uygulama kurallarının belirlenmesidir.

Madde 3 – Organizasyon Yapısı

İş bu Arabuluculuk Kuralları’nı, Koordinasyon Kurulu, Koordinasyon Kurulu Genel Sekreterliği ve Bölge Koordinatörlükleri yürütür.

3.1. Koordinasyon Kurulu

3.1.1. Koordinasyon Kurulu’nun Teşkili

Koordinasyon Kurulu Başkan ve sekiz üye dahil toplam dokuz üyeden oluşur. Başkanın ve en az dört üyenin Adalet Bakanlığı siciline kayıtlı arabuluculardan olması şarttır.

Kazanç Arabuluculuk Merkezi A.Ş. (Şirket) Yönetim Kurulu tarafından atanan Genel Koordinatör, Koordinasyon Kurulu’nun doğal üyesi ve başkanıdır. Genel Sekreter ve Sigorta Birim Koordinatörü ile İstanbul, Ankara, İzmir Bölge Koordinatörleri de Koordinasyon Kurulu’nun doğal üyesidir.

Koordinasyon Kurulu’nun üç üyesi Kazanç Arabuluculuk Merkezi Arabulucu Listesine kayıtlı arabulucular tarafından birer yıllık süreler için seçilir. Listeye kayıtlı arabuluculardan aday olabileceklere ilişkin performans kriterleri Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenir.

Koordinasyon Kurulu çoğunluk ile toplanır ve toplantıya katılanların çoğunluğu ile karar alır.

Eşit oy durumunda Başkan’ın oyu lehine karar alınır. Genel Koordinatör’ün yokluğunda Koordinasyon Kurulu’na Genel Sekreter başkanlık eder.

3.1.2. Koordinasyon Kurulu’nun Görev ve Sorumlulukları

Arabuluculuk Kuralları’nın uygulanması ve uyuşmazlıkların bu kurallar uyarınca çözümlenmesi Koordinasyon Kurulu’nun sorumluluğundadır. Koordinasyon Kurulu bu sorumluluğunun gereği olarak aşağıdaki görevleri yerine getirir:

  • Arabulucuların ve uzmanların listeye kaydına ve listeden silinmesine karar vermek
  • Arabulucu ve uzmanlarla ilgili tarafsızlık ve bağımsızlığa ilişkin her türlü şikayet ve başvuruyu ivedi olarak incelemek
  • Arabuluculara uyuşmazlık dosyası sevkiyle ilgili usul, esas, kriter ve kotaları belirlemek
  • Arabulucularla ve uzmanlarla ilgili memnuniyet anketlerine ve performans kriterlerine karar vermek
  • Bölge Koordinatörlüğü kurulmasına ve kapatılmasına ilişkin Şirket Yönetim Kurulu’na öneride bulunmak
  • Bölge Koordinatörlüklerinin yetki çevresine karar vermek
  • Genel Sekreterliğin önerisiyle, Vaka Yönetimi (CEPEJ kurallarında Case Management) usul, esas ve süreçlerini belirlemek
  • Arabuluculuk Kuralları’nda değişiklik yapılmasına ilişkin Şirket Yönetim Kurulu’na öneride bulunmak

3.2. Koordinasyon Kurulu Genel Sekreterliği (Genel Sekreterlik)

Genel Koordinatör’ün önerisiyle Şirket Yönetim Kurulu tarafından atanır. Genel Sekreter’in Adalet Bakanlığı siciline kayıtlı arabuluculardan olması şarttır. Genel Sekreter’in görev ve sorumlulukları aşağıda yer almaktadır:

  • Arabuluculuk faaliyetlerinin sürekliliği ve hizmet kalitesini sağlamak, bu amaçla Vaka Yönetimini kendi koordinasyonunda yönetmek
  • Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen, arabuluculara uyuşmazlık dosyası sevkiyle ilgili usul, esas, kriter ve kotaları yönetmek
  • Arabulucularla ve uzmanlarla ilgili memnuniyet anketlerini uygulamak ve performans raporlarını hazırlamak
  • Uzmanlara arabuluculuk etik kuralları hakkında eğitim vermek
  • Koordinasyon Kurulunun aldığı kararları yürütmek
  • Şirket Yönetim Kurulu ile Koordinasyon Kurulu arasındaki iletişim ve iş akışlarını yönetmek

3.3. Bölge Koordinatörlükleri

Genel Koordinatör’ün önerisiyle Şirket Yönetim Kurulu tarafından atanır. İstanbul, Ankara ve İzmir Bölge Koordinatörleri Koordinasyon Kurulu’nun doğal üyeleridir. Diğer yerlerde Bölge Koordinatörlüğü kurulmasına ve yeni atanacak Koordinatörlerin Kurul üyeliğine Koordinasyon Kurulu’nun önerisiyle Şirket Yönetim Kurulu karar verebilir.

Bölge Koordinatörleri; Arabuluculuk Kuralları’nın ve Koordinasyon Kurulu kararlarının sahadaki uygulamasını kendi yetki çevresinde yönetir.

Madde 4 – Arabuluculuk Usulü

İlk başvuru ve görüşmede Genel Sekreterlik veya arabulucu tarafları arabuluculuk usulleri konusunda aydınlatır. Taraflar uyuşmazlığın kolaylaştırıcı, değerlendirici veya başka bir usulde ele alınmasına ilişkin arabuluculuk usulünü kararlaştırır. Genel Sekreterliğin veya arabulucunun önerisi ve tarafların kararlaştırmasıyla Merkez bünyesinde tutulan uzman listesinden atama yapılır.

Madde 5 – Arabuluculuk Kuralları Uygulama Alanı

Arabuluculuk Kuralları, yabancılık unsuru taşıyanlar da dâhil olmak üzere, tarafların üzerinde serbestçe tasarruf edebilecekleri iş veya işlemlerden doğan özel hukuk uyuşmazlıklarının çözümlenmesinde uygulanır.

Arabuluculuk süreci arabuluculuğun temel ilkelerinden olan iradilik ve gönüllülük esasında işler. Uyuşmazlık yaşayan taraflar birlikte veya münferit olarak Kazanç Arabuluculuk Merkezi’ne başvurabilirler.

Başvuru konusu uyuşmazlığın arabuluculuğa elverişli olup olmadığına Genel Sekreterlik ilk incelemesinde karar verir.

Madde 6 – Arabuluculuk Sürecinin Başlaması

6.1. Arabuluculuk Talebi

Arabuluculuk Kuralları kapsamında yürütülecek arabuluculuk sürecini başlatmak isteyen taraf, Genel Sekreterliğe yazılı olarak şahsen veya posta yolu ile ya da elektronik ortamda başvuruda bulunur. Bu başvuruda asgari olarak aşağıdaki hususlar yer alır:

  1. Tarafların adı, soyadı, unvanı ve iletişim bilgileri;
  2. Var ise temsilcileri ve vekillerinin adı, soyadı ve iletişim bilgileri;
  3. Uyuşmazlığa ve taleplere ilişkin özet bilgi ve belgeler;
  4. Var ise arabuluculuk sözleşmesi ve/veya arabuluculuk şartının nüshaları;
  5. Belirlenmiş ise arabuluculuk yeri, arabuluculuk dili, arabuluculuk süresi, arabulucuların sayısı ve arabulucuların uzmanlık alanları gibi konulara ilişkin taraflar arasında uzlaşılan hususlar ve/veya tarafın bu konudaki beyanları;

Arabuluculuk talebinde yukarıda belirtilen unsurlardan herhangi biri mevcut değil ise Genel Sekreterlik süreci durdurur ve ilgili tarafı, süre vererek talebi tamamlamaya davet eder. İlgili taraf verilen sürede talebi tamamlamaz ise süreç başlatılmaz.

6.2. Genel Sekreterliğin Süreci Başlatması

Arabuluculuk talebi üzerine Genel Sekreterlik karşı taraf ile iletişime geçmek için yasal tüm iletişim yollarını kullanır. İletişim girişimi sonucunda;

  1. Karşı taraf uyuşmazlığın arabuluculuk yoluyla çözümlenmesi davetini kabul ederse arabuluculuk süreci başlatılır;
  2. Karşı taraf uyuşmazlığın arabuluculuk yoluyla çözümlenmesi davetini kabul etmezse durum başvuran tarafa bildirilir ve Genel Sekreterliğe iletilen evraklar iade/imha edilir;
  3. Yasal tüm iletişim yolları kullanılmasına rağmen karşı taraf ile makul bir sürede iletişim sağlanamazsa veya karşı taraf makul bir sürede arabuluculuk davetine cevap vermezse durum başvuran tarafa bildirilir ve Genel Sekreterliğe iletilen evraklar iade/imha edilir.

6.3. Arabuluculuk Sürecinin Yasal Olarak Başladığı Tarih

Kazanç Arabuluculuk Merkezi’ne dava açılmadan önce başvurulması hâlinde; arabuluculuk süreci, tarafların arabulucu ile faaliyetin devam ettirilmesi konusunda anlaşmaya varması ve bu durumun bir tutanakla belgelendirildiği tarihten itibaren işlemeye başlar. Kazanç Arabuluculuk Merkezi’ne dava açılmasından sonra başvurulması hâlinde ise bu süreç, mahkemenin tarafları arabuluculuğa davetinin taraflarca kabul edilmesi veya tarafların arabulucuya başvurma konusunda anlaşmaya vardıklarını duruşma dışında mahkemeye yazılı olarak beyan ettikleri ya da duruşmada bu beyanlarının tutanağa geçirildiği tarihten itibaren işlemeye başlar.

Madde 7 – Arabulucu ile Uzmanların Seçilmesi, Tarafsızlığı ve Bağımsızlığı

Taraflar, Genel Sekreterlik tarafından onaylanmak kaydıyla, arabulucu ve uzmanı Kazanç Arabuluculuk Merkezi’nin listelerinden birlikte seçebilirler. Tarafların seçimde bulunmamaları halinde, arabulucu ve uzman, Koordinasyon Kurulu’nun belirlediği usul, esas, kriter ve kotalar dikkate alınarak Genel Sekreterlik tarafından atanır.

Koordinasyon Kurulu uyuşmazlık dosyası sevkine ilişkin usul, esas ve kriterleri belirlerken uyuşmazlıkların niteliklerini dikkate alarak tasnifini yapar; kotaları belirlerken memnuniyet anketleri ile performans değerlendirme sonuçlarını baz alır.

Arabulucunun ve uzmanın tarafsızlığı ve bağımsızlığı Koordinasyon Kurulu güvencesinde takip edilir. Tarafsızlık ve bağımsızlığa ilişkin her türlü şikayet ve başvuru ivedi olarak Koordinasyon Kurulu tarafından incelenir. Başvurunun haklı bulunması ve Koordinasyon Kurulu kararında yasal bir tedbire yer verilmesi halinde, Adalet Bakanlığı ve diğer yasal mercilerdeki işlemleri Genel Sekreterlik yürütür.

Madde 8 – Arabuluculuk Sürecinin Yürütülmesi

Arabuluculuk sürecinin yasal mevzuatın gerektirdiği etik kurallara ve esaslara uyumlu olarak yürütülmesi arabulucunun yükümlülüğündedir.

Arabuluculuk sürecinde uzman desteği sağlanması halinde, arabuluculuk etik kuralları ve esasları uzmanlar için de geçerlidir. Uzmanlar, listeye kaydı yapılmadan önce arabuluculuk etik kuralları hakkında Genel Sekreterlik tarafından eğitime tabi tutulur.

Madde 9 – Arabuluculuğun Sona Ermesi

Aşağıda belirtilen hâllerde arabuluculuk faaliyeti sona erer:

  1. Tarafların uyuşmazlık konusu üzerinde anlaşmaya varması
  2. Taraflara danışıldıktan sonra arabuluculuk için daha fazla çaba sarf edilmesinin gereksiz olduğunun arabulucu tarafından tespit edilmesi
  3. Taraflardan birinin karşı tarafa veya arabulucuya, arabuluculuk faaliyetinden çekildiğini bildirmesi
  4. Tarafların anlaşarak arabuluculuk faaliyetini sona erdirmesi
  5. Uyuşmazlığın arabuluculuğa elverişli olmadığının tespit edilmesi

Arabuluculuk faaliyeti sonunda tarafların anlaştıkları, anlaşamadıkları veya arabuluculuk faaliyetinin nasıl sonuçlandığı son tutanak ile belgelendirilir. Arabulucu tarafından düzenlenecek son tutanak arabulucu, taraflar veya vekillerince imzalanır. Tarafların veya vekillerinin imzadan imtina etmesi halinde, sebebi belirtilmek sureti ile sadece arabulucu tarafından imzalanır.

Arabulucu, düzenlediği son tutanağın birer örneğini taraflara ve Genel Sekreterliğe verir. Arabulucu, son tutanağın bir örneğini de bir ay içinde Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü’ne gönderir.

Madde 10 – Tarafların anlaşması

Arabuluculuk faaliyeti sonunda varılan anlaşmanın kapsamı taraflarca belirlenir, anlaşma belgesi düzenlenmesi hâlinde, bu belge taraflar ve arabulucu tarafından imzalanır.

Madde 11 – Gizlilik

Taraflarca aksi kararlaştırılmadıkça, taraflar ve varsa vekilleri Koordinasyon Kurulu, Genel Sekreterlik, arabulucu ve uzman, arabuluculuk faaliyeti çerçevesinde kendilerine sunulan veya diğer bir şekilde elde ettikleri bilgi ve belgeler ile diğer kayıtları gizli tutmakla yükümlüdür. Gizlilik kuralına uyma yükümlülüğü, Koordinasyon Kurulu, Genel Sekreterlik, arabulucu ve uzmanın yanında çalışan kişiler ile denetim ve gözetimindeki kişileri de kapsar.

Kişisel verilerin korunması hakkındaki mevzuat hükümleri saklıdır.

Madde 12 – Beyan ve belgelerin kullanılmaması

Taraflar, arabulucu, uzman veya arabuluculuğa katılanlar da dâhil olmak üzere üçüncü kişiler, uyuşmazlıkla ilgili olarak hukuk davası açıldığında yahut tahkim yoluna başvurulduğunda, aşağıdaki beyan veya belgeleri delil olarak ileri süremez ve bunlar hakkında tanıklık yapamaz:

  1. Taraflarca yapılan arabuluculuk daveti veya bir tarafın arabuluculuk faaliyetine katılma isteği
  2. Uyuşmazlığın arabuluculuk yolu ile sona erdirilmesi için taraflarca ileri sürülen görüşler ve teklifler
  3. Arabuluculuk faaliyeti esnasında, taraflarca ileri sürülen öneriler veya herhangi bir vakıa veya iddianın kabulü
  4. Sadece arabuluculuk faaliyeti dolayısıyla hazırlanan belgeler

Madde 13 – Son Hükümler

Bu Kurallar, Kazanç Arabuluculuk Merkezi A.Ş. Yönetim Kurulu’nun onayı ile yürürlüğe girer. Genel Koordinatör, Genel Sekreter, Sigorta Birim Koordinatörü ile İstanbul, Ankara, İzmir Bölge Koordinatörlerinin atanması ile Koordinasyon Kurulu teşkil eder ve bir yıllık çalışma süresi sonunda listeye kayıtlı arabulucular arasından üç üyenin seçimini ilan ederek yönetir.